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Embauche : des conseils pour bien transmettre les dossiers à son successeur. © Adobe Stock

Recrutement : passer le relais à son successeur

Un nouvel emploi, une promotion, un départ à la retraite... Réussir sa sortie, c'est aussi faciliter la prise de poste de son successeur. Conseils de coach.

 

Passage de relais

 

Lorsque l'on quitte un poste, dans le cadre d'une évolution de carrière en interne ou pour rejoindre un nouvel employeur, voire pour faire valoir ses droits sa retraite, on est en général plutôt focalisé sur l'après. Pour autant, il n'est pas question de négliger l'étape du passage de relais.

 

"Si elle a d'abord pour but de préparer le terrain à son successeur, elle peut aussi éviter une déperdition d'informations également susceptible de mettre ses anciens collègues dans la difficulté", remarque en effet Frédéric Adida, coach de dirigeants et fondateur de l'Institut Assaté.

 

Mettre de l'ordre dans ses dossiers

 

Première phase de ce dernier tour de piste ? La constitution de ce qui pourrait s'apparenter à un "testament professionnel" : "C'est un document qui rend compte précisément de l'état de chacun des dossiers en cours", explique Frédéric Adida. "Il est indispensable pour faciliter leur prise en main par son successeur". Et permet aussi de mettre en exergue les plus urgents.

 

L'attention doit aussi porter sur l'organisation et le rangement des dossiers eux-mêmes – papier ou numériques. "En la matière, chacun a ses petites habitudes et s'y retrouve aisément, parfois en dehors de toute méthode", constate en effet le coach. D'où la nécessité, le cas échéant, de procéder à un nouveau classement, plus logique, afin de permettre au nouveau venu de s'y retrouver rapidement.

 

Transmettre les informations-clés

 

Il n'est pas rare de rencontrer son successeur avant de quitter définitivement son poste. Un moment qui doit être mis à profit pour lui transmettre les informations-clés, en lien avec l'histoire de la structure, son organigramme, les spécificités de ses modes d'intervention ou encore les particularités du poste.

 

Rien n'interdit également de donner quelques indications sur des situations complexes impliquant un règlement rapide, par exemple des relations conflictuelles avec un usager ou sa famille.

 

Profiter du "tuilage"

 

Parfois, il est prévu une période de "tuilage", autrement dit quelques jours ou quelques semaines de travail en commun. S'il est recommandé de la débuter par une phase d'observation et un passage en revue des dossiers en cours, vient forcément le moment de passer la main. Or il n'est pas toujours simple de regarder un autre prendre sa place sans le juger…

 

"Il faut se garder de donner des conseils sur la manière d'agir, mais simplement profiter de cette phase de cohabitation pour transmettre les informations absolument nécessaires", insiste Frédéric Adida. 

 

Eviter les jugements personnels

 

Principal écueil de cette période de tuilage ? Les jugements personnels, qu'il est préférable de garder pour soi en faisant preuve de neutralité. Vous avez peu d'estime pour les qualités professionnelles voire personnelles de tel ou tel collègue ? Gardez-le pour vous : c'est à votre successeur de se forger sa propre opinion.

 

Vous estimez que celui ou celle qui va prendre votre place n'est pas à la hauteur ? Sauf risque avéré, inutile d'en faire part à vos futurs anciens collègues. Vous n'êtes pas forcément en position de juger les raisons de l'embauche du nouvel arrivant, et mieux vaut éviter de lui savonner la planche. L'avenir se chargera de confirmer votre intuition… ou de la contredire !

 

 

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