La fiche de poste est un outil de management, à condition d'être bien rédigée. © Adobe StockManagement : comment bien rédiger une fiche de poste ?
Au-delà de son intérêt dans le cadre d'un recrutement – pour, notamment, aider à la rédaction de l'offre d'emploi, présenter en détail les contours du poste à pourvoir et servir de support durant la période d'essai –, la fiche de poste peut constituer, lorsqu'elle est bien conçue, un véritable outil de management et de dialogue au fil du temps, considère le consultant Sylvain Jouve, directeur du cabinet RH & Organisation, qui fait le point sur la question.
Fiche de poste, de fonction, fiche métier ?….jpg "Sylvain Jouve © DR")
La fiche métier fait référence à des activités et des compétences générales, bien souvent en lien avec le parcours d'études et le référentiel de formation.
La fiche de fonction apporte un niveau de précision plus important : elle indique les activités et les responsabilités que l'on souhaite voir assumer par une catégorie de professionnels qui assurent la même fonction, indépendamment de leur lieu et environnement d'exercice.
La fiche de poste tient compte des spécificités des conditions d'exercice. Tous les éducateurs spécialisés au sein d'une même association n'ont pas forcément le même environnement professionnel, ni les mêmes attentes en fonction du service ou de l'établissement au sein duquel ils travaillent. A ce titre, ils n'ont pas tout à fait le même poste. La fiche de poste est donc un outil personnalisable, d'où l'intérêt de l'élaborer avec les titulaires des postes pour qu'elle devienne un véritable outil de management et d'organisation de travail pour leurs responsables hiérarchiques.
Quels sont les éléments à y faire figurer ?
On y rappelle la définition générale du poste : qu'est-ce qu'on attend du professionnel ? Quelle est sa mission principale ?
Ensuite, on fait apparaître les conditions générales d'exercice, en précisant le positionnement hiérarchique du poste : selon que je travaillerai en journée, en soirée ou le week-end, le périmètre de responsabilités ne sera pas forcément le même.
Le public a aussi une incidence sur le poste. On va aussi également le positionner dans son environnement : avec qui le professionnel va-t-il collaborer en interne et avec quels partenaires extérieurs ?
La fiche de poste détaille également les activités qui correspondent aux différentes missions qui sont confiées au collaborateur. On oublie parfois de mentionner les critères de réussite : comment évalue-t-on la capacité du professionnel à tenir son poste ? Cela permet au supérieur hiérarchique de mettre l'accent sur ses attentes.
La fiche de poste doit-elle être exhaustive ?
Non. Sinon l'outil peut devenir bloquant avec des professionnels qui pourraient refuser d'effectuer des choses sous prétexte que cela ne figure pas dans leur fiche de poste.
Les missions peuvent aussi être amenées à évoluer. C'est pourquoi il est très important d'effectuer régulièrement des actualisations des fiches de poste.
A quel moment doit-on la rédiger ?
L'idéal est de l'élaborer en deux temps : rédiger une partie indépendamment du titulaire, au moment du recrutement, au regard de la mission du service ou de l'établissement.
Ensuite, en fonction des qualités, des expertises et appétences du professionnel recruté, il est intéressant de l'ajuster, six mois après la prise de poste ou à la fin de la première année. On peut y ajouter des missions complémentaires. C'est un outil qui doit être évolutif pour être toujours d'actualité, voire pour devancer les perspectives à venir.
La fiche de poste peut être un bon support aux entretiens professionnels. Elle peut aussi mentionner les compétences clés nécessaires au bon exercice du poste, ce qui permet d'interroger les éventuels besoins en formation. A ce titre, elle constitue un véritable outil de management et de dialogue.
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