Le Département de la MancheDÉJÀ POSTULÉ
REFERENT ADMINISTRATIF (H/F)
CDI - 50050 SAINT-LÔ CEDEXMise en ligne le 12 juin 2022

Collaborateur direct du responsable du territoire, le référent administratif exerce une fonction de référent auprès du responsable du territoire pour l’organisation de l’activité administrative et logistique au sein du territoire de solidarité.

Description du poste :

Activités principales :

. Organiser la gestion et la mise en œuvre des activités administratives

- Prendre en charge l’organisation du courrier (tenue d’outils de suivi des entrées et sorties)
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité

- Élaborer et mettre à jour des procédures et des pratiques professionnelles en lien avec les directions métiers du siège sur l’application des différentes politiques déconcentrées en territoire

- Assurer un rôle de référent interne pour la mise en œuvre des différentes procédures administratives (conseil, formation…)

- Apporter un appui technique sur les logiciels métiers et sur les outils bureautiques auprès de l’ensemble des utilisateurs

- Assurer la gestion de la régie (enregistrements informatiques, paiement des aides, suivi comptable…)

- Participer aux réunions de direction et assurer l’organisation et l’animation de réunions en interne du territoire ou à l’échelon infradépartemental ou départemental.

. Assurer auprès du responsable de territoire la gestion de dossiers transverses

- Assurer la circulation de l’information (diffusion de notes internes et de documents transverses en interne et de partenaires externes, rédaction et diffusion de notes)

- Prendre en charge le suivi du document unique (assurer la mise à jour du logiciel, jouer auprès des différents acteurs un rôle de veille et de contrôle d’effectivité des mesures mises en œuvre)

- Assurer le pilotage de l’archivage des dossiers du territoire dans le cadre du protocole d’archivage mis en place dans la collectivité

- Assurer un rôle d’information en termes ressources humaines (organisation du temps de travail, frais de déplacement, partage de la fonction RH, dans le respect des protocoles internes)

- Garantir le reporting des actions et informations du territoire (réunions de service, Maestro…)

- Assurer la coordination et la transmission des informations du territoire à communiquer à la direction de la communication (diffusion sur le site web…)

- Participer à l’élaboration de projets structurants (ex : projet de territoire…)

- Piloter la mise en œuvre de l’accueil des différents publics

- Organiser l’accueil de nouveaux arrivants

- Gérer le fonds documentaire matérialisé ou dématérialisé du territoire (recensement des besoins, mise à jour, commande…).

. Assurer la gestion de la logistique au sein du territoire

- Procéder au recensement et à l’analyse des besoins en termes de fournitures, mobilier, imprimés…
- Assurer le suivi du parc automobile et des locaux affectés au territoire de solidarité (demandes d’intervention, réception des entreprises…)

- Assurer le suivi budgétaire des enveloppes financières accordées au territoire

- Organiser les modifications d’organisation matérielle.

 

Activités secondaires :

- Assurer les fonctions d’interlocuteur privilégié pour la direction de l’informatique, de l’innovation et de la modernisation.

Description du profil recherché :

Compétences :

- Connaître l’organisation administrative de la collectivité territoriale

- Maîtriser le cadre réglementaire des politiques liées aux domaines gérés en territoire

- Maîtriser toutes les fonctionnalités des logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint) et de communication (outlook)

- Maîtriser les fonctionnalités de l’application métiers (Iodas)

- Connaître les règles comptables liées à la tenue d’une régie

- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, procédures, courriers, rapports…)

- Maîtriser la charte DOMINO afin d’en garantir le respect sur tout document émis par le territoire

- Savoir élaborer et mettre à jour un tableau de bord

- Connaître Business Objet

- Maîtriser les règles de gestion des absences (congés, réductions du temps de travail, autorisations spéciales d’absence, compte épargne temps, temps partiel, heures supplémentaires) et des supports à utiliser (imprimés, règlement intérieur du temps de travail...)

- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel tempo

- Connaître les éléments constituant le document unique

- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel Prévisoft

- Maîtriser les procédures et le cadre réglementaire d’archivage

- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel isotools et Ind’Clic

- Disposer de connaissances sur la méthodologie de projet

- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel Maestro

- Savoir préparer et rédiger des bons de commande

- Disposer de notions en termes de comptabilité publique et de marchés publics

- Connaître et respecter les circuits de décision en matière d’entretien de bâtiments et de véhicules

- Savoir animer une réunion

- Savoir organiser, contrôler et évaluer le travail de l’agent d’accueil.

 

Profil :

- Sens du travail en équipe

- Sens relationnel

- Savoir communiquer, dialoguer et faire preuve de diplomatie

- Disponibilité

- Être capable d’initiative, d’organisation, d’analyse et de rigueur.
 

REFERENT ADMINISTRATIF (H/F)_logo
  • Localisation : 50050 SAINT-LÔ CEDEX
  • Contrat : CDI
  • Secteur d'activité : Social & Médico-social
  • Métier : Secrétaire administrative
  • Référence : 0422-21740

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