MEDICOOP France recrute un ASSISTANT DE DIRECTION H/F pour un de ses établissements, situé dans le 18ème arrondissement de Paris, pour un contrat en intérim.

MEDICOOP France, l'intérim coopératif au service de l'Humain.

Votre environnement de travail :

Au sein d'un Institut-Médico-Educatif (IME).

Vos missions :

1. Missions auprès des personnes accompagnées / services internes

Activités :

Gestion des dossiers administratifs des usagers (mise à jour du dossier unique de l’usager via Ogyris)

Gestion des présences et absences des usagers (recueil des motifs d’absences et transmissions)

Rendre compte des absences des professionnels de l’IME au CdS et coordinateur

Gestion du courrier et transmission au service ou au professionnel concerné

Transmettre les factures au service comptabilité (traçabilité et suivi)

Gérer l’organisation matériel et logistique des formations

2. Missions auprès des familles des personnes accompagnées

Activités :

Assurer l’accueil téléphonique et physique des familles

Organiser et assurer le suivi des rendez-vous

3. Missions auprès des partenaires (si applicable)

Activités :

Gestion des absences des professionnels du SESSAD auprès des partenaires.

En lien avec le suivi de planning des usagers, assurer le suivi de l’organisation des transports réguliers de l’établissement

En lien avec les cadres, participer à la cohérence et au suivi des plannings individualisés des jeunes.

Traiter les bons interim validés par la CdS de l’IME

4. Missions institutionnelles

Activités :

Assurer le suivi et la gestion des interventions techniques (GLPI-Bât)

En collaboration avec les cadres, veiller à l’entretien des locaux

Assurer le suivi et le renouvellement de l’affichage (note de service, affichage réglementaire)

Suivi des stocks des fournitures de bureau (inventaires, devis)

Assurer l’accueil d’un nouveau salarié (création accès informatiques, badge salto, badge octime)

Réunions institutionnelles :

Participer selon les besoins aux réunions de l’IME et rédiger les relevés de décisions sous forme de tableau permettant un suivi

Missions transversales :

Assurer le remplacement des agents d’accueil

Votre profil :

Savoirs faire / compétences techniques :

Maîtriser des outils informatiques de base, des logiciels informatiques en vigueur dans l’établissement, organiser et savoir hiérarchiser ses activités de secrétariat.

Gestion de l’information, communication écrite et orale, maîtrise des techniques de gestion, classement et de l’archivage des documents.

Savoirs faire relationnels / compétences comportementales :

Ecoute de la demande, faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve, capacité à travailler en équipe, faire preuve de diplomatie et d’empathie envers les familles et les professionnels.

Informations complémentaires :

Spécificités du poste : poste au sein d'un IME, contacts avec un public en situation de handicap

Début de mission : Dès que possible

Diplômes/Expérience/Habilitation/Formation/Vaccins requis :

• Une expérience dans un poste similaire d'au moins 2 ans minimum.

• SCHEMA VACCINAL COVID COMPLET OBLIGATOIRE (selon la législation en vigueur)

Rémunération : Selon la Convention Collective Nationale 66

Conformément à notre politique d'inclusion, cet emploi est ouvert à tout type de public, sous réserve de l'accord de la médecine du travail.

N'hésitez pas à consulter régulièrement le site carrière MEDICOOP France, et nos équipes présentes sur votre territoire pour répondre à vos questions.